Tagebuch

Konfiguration des Tagebuchs

Bevor ihr mit dem Tagebuch arbeiten wollt, müsst ihr erstmal dieses eurem Betrieb entsprechen anpassen.
Unter Verwaltung>Controlling könnt ihr dort entsprechende Einstellungen vornehmen, wie z.B. den Kalkulatorischen Stundenlohn anpassen oder die Anzeige (Personaleinsatz/Personalkosten/Produktivität) auswählen.
 

Nutzung des Tagebuchs

Umsatzgestützte Personalplanung ist mit unserem Tagebuch möglich. 
Öffnet im Dropdown-Menü "Controlling" das "Tagebuch". 

 

Ihr seht nun die Durchschnittswerte des tatsächlichen Umsatzes, Personaleinsatzes, Anzahl der durchschnittliche Mitarbeiterzahl im aktuellen Monat sowie die Mitarbeiterfluktuation.  

Grafisch wird darunter eine Umsatzkurve im Soll- und Ist- Vergleich für den Monat dargestellt. (Diese sowie die Durchschnittsdarstellung wird nur angezeigt, wenn mind. ein Ist-Umsatz hinterlegt ist.)

 

Weiter kann man hier auch die grafische Darstellung auf den Personaleinsatz, wenn gewünscht, umstellen. Hier wird ebenfalls der Soll- und Ist- Zustand des Personaleinsatzes abgebildet. 

Unter den Grafiken werden pro Tag der "Umsatz", "Personaleinsatz", die "Stunden" und  "Mitarbeiter" aufgelistet - jeweils "Soll" und "Ist". Zusätzlich die Anzahl der ab- und anwesenden Mitarbeiter. Hier kann man des Weiteren sämtliche Spalten über die Pfeile Auf und Ab Sortieren. 

Umsatz in EURO	Soll = geplanter Umsatz lt. Tagebuch Ist = tatsächlicher Umsatz lt. Tagebuch / Kasse
Personaleinsatz  in PROZENT	Berechnung: gesamte Arbeitsstunden / Umsatz * kalk. Stundenlohn * 100
Stunden in ZEIT	Soll = Planstunden lt. Dienstplan Ist = tatsächlich erfassten Arbeitszeiten
Mitarbeiter	Anzahl der Abwesenden (Krank & Urlaub) und Anwesenden Mitarbeiter.

 

Informationen eintragen

Um etwas in eurer Tagebuch einzutragen, klickt ihr auf den gewünschten Tag.

Nun könnt ihr euren Tag planen bzw. aktuelle Werte nachtragen. Ihr arbeitet immer mit drei Angaben:

• Einem Ziel für euren Personaleinsatz (in Prozent)
• eurem geplanten Tagesumsatz (in EUR, netto)
• dem tatsächlichen Umsatz (in EUR, netto)

Sobald ihr unter "Planung" den Umsatz eingebt, rechnet die Software euch aus, wie viele Stunden das Personal arbeiten dürfte, um dieses zu einzuhalten. 

Im "Ist" Feld wird der tatsächliche Umsatz eingetragen.
Der Personaleinsatz berechnet sich aus den aktuellen eingetragenen Arbeitszeiten.

Der kalkulatorische Stundenlohn von 13,00 € kann nach Bedarf in der Verwaltung verändert werden.

Die Interne Notiz ist für das Tagebuch selbst und wird in der Historie unter dem entsprechenden Tag angezeigt.
Die externe Notiz erscheint in E2N Perso an diesem Tag und kann z.B. für allgemeine Nachrichten an die Mitarbeiter genutzt werden.

 

Vorteile der Tagebuchnutzung

Das Tagebuch kann euch dabei helfen frühzeitig zu erkennen, ob ihr euren geplanten Umsatz und Personaleinsatz erreicht oder nicht. Ihr habt die Möglichkeit rechtzeitig zu reagieren und ggf. Personal heimzuschicken oder länger arbeiten zu lassen. Auch die Wettervorschau für den Tag kann euch helfen den Tag besser im Voraus zu planen.

Unter dem Reiter "Historie" habt ihr die Möglichkeit euren Tag mit vorangegangenen der letzen Woche, letztem Monat und letztem Jahr, inkl. eventueller Notizen zu vergleichen. So habt ihr einen optimalen Überblick über die Umsatzentwicklung des jeweiligen Tages.

Unter dem Reiter "Stundenauswertung" seht ihr eine Tabelle des jeweiligen Tages.
Auf der X-Achse seht ihr die Uhrzeit (in h).
Auf der Y-Achse seht ihr hier zwei Werte: links seht ihr den Umsatz welchen ihr zu einer bestimmten Uhrzeit generiert habt und rechts die Personalstunden die zu einer bestimmten Uhrzeit gearbeitet wurden. 

 

Personalkosten 

Im Tagebuch ist es nun alternativ möglich, die Personalkosten anzeigen zu lassen. 
Hierbei könnt ihr unter Verwaltung>Controlling die Anzeige auf Personalkosten umstellen. 



Nun seht ihr im jeweiligen Tag zusätzlich die geplanten PLAN-Personalkosten und die tatsächlichen entstandenen IST-Personalkosten.

 

Fluktuation

Im oberen rechten Feld wird die Anzahl der durchschnittlich anwesenden Mitarbeiter pro Tag angezeigt. Darunter findet sich die Fluktuationsrate in diesem Monat. Berechnet wird diese nach der Schlüter Formel:

Die Schlüter Formel nutzt den Personalbestand zu Beginn der Periode zuzüglich der Zugänge. Sie berücksichtigt dabei, dass es sich beim Personalbestand um ein Stichtagsgröße handelt. Die Personalabgänge stellen eine Zeitraumgröße dar.

Fluktuationsrate = Abgänge / Bestand Anfang Periode + Zugänge * 100

Fluktuationsrate = 14 / 120 + 12 * 100 = 10, 61 %

 

Kleine Extras

Im Bemerkungsfeld können Tagesinformationen für das Personal hinterlegt werden. Die Information erscheint dann nur am eingetragenen Tag im Personalzugang. Soll die Information langfristig erscheinen, müsst ihr ein Banner in der Verwaltung anlegen.

Wenn Ihr auf Grund eines Umsastzes Euer Personal planen möchtet, können hierfür Dienstplanvorlagen erstellt werden.